DA/T22-2000　　　中華人民共和國國家檔案局

2000-12-06批準2001-01-01實施

1　 範圍

　　本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。

　　本標準適用於各級機關、團體和其他社會組織✝️。

2　定義

　　本標準采用下列定義。

2.1　歸檔文件

　　立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

2.2　歸檔文件整理

　　將歸檔文件以件為單位進行裝訂🤟🏽🏊🏿‍♂️、分類、排列🚌、編號、編目、裝盒⚱️，使之有序化的過程🤦🏻。

2.3　　件

　　歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件🌌，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 👨🏻‍⚕️，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件🤜🏼，報表、名冊🏃‍♂️‍➡️、圖冊等一冊（本）為一件🛫，來文與復文可為一件🧿。

3 　整理原則遵循文件的形成規律👩🏻‍⚕️，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用🔂。

4 　質量要求

4.1　歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復製♖👨‍🦽‍➡️。

4.2　整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張🤵🏽‍♂️、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5 　整理方法

5.1　裝訂

　　歸檔文件應按件裝訂👆🏼。裝訂時，正本在前♣︎，定稿在後📁✋🏼；正文在前，附件在後；原件在前♈️🦸🏻，復製件在後𓀗；轉發文在前🤌🏼🧔🏼，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前🧕🏼，來文在後。

5.2　分類

　歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

5.2.1　按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。

5.2.2　按保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3　按機構(問題)分類

　　將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。

5.3　排列

　　歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

5.4　編號

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容🧖🏻‍♀️。歸檔章設置全宗號⏮、年度、保管期限、件號等必備項💇🏿‍♂️，並可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“＊”號欄為選擇項😻，不選用時無須設置👨🏼‍🎓。以下同）。

5.4.1　全宗號：意昂2代理給立檔單位編製的代號🌗。

5.4.2　年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年👨🏻‍🍳☃️，如1978🚥。

5.4.3　保管期限🪒：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

5.4.4　件號🦄🫵🏻：文件的排列順序號。

　　件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編製。室編件號的編製方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標註。館編件號按進館要求標註。

5.4.5　機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規範化簡稱。

5.5　編目

　　歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編製歸檔文件目錄🌮。

5.5.1　　歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時🏋🏻，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者♏️、文號👮‍♂️、題名、日期、頁數、備註等項目☀️。

5.5.1.1　件號👦🏽：填寫室編件號👰。

5.5.1.2　責任者：製發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

5.5.1.3　文號🚯：文件的發文字號。

5.5.1.4　題名：文件標題。沒有標題或標題不規範的🏊‍♀️，可自擬標題，外加"［ ］"號🧑🏽‍🎓。

5.5.1.5　日期：文件的形成時間🧑🏻‍✈️，以8位阿拉伯數字標註年月日，如19990909。

5.5.1.6　頁數⛹🏽‍♀️：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。

5.5.1.7　備註：註釋文件需說明的情況。

5.5.2　歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）🚻🧓。

5.5.3　歸檔文件目錄應裝訂成冊並編製封面🐂。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目👼🏼。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱🏊🏽🏂🏼。

5.6　裝盒

　　將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面👩🏽‍💻、盒脊及備考表項目。

5.6.1　檔案盒

5.6.1.1　檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬）🧜🏽‍♂️，盒脊厚度可以根據需要設置為20mm📻、30mm、40mm等。

5.6.1.2　檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度⬆️👸🏻、保管期限、起止件號、盒號等必備項👨‍🦽，並可設置機構（問題）等選擇項🤽🏽‍♀️。其中🧜，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號➜，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編製。

5.6.1.3　檔案盒應采用無酸紙製作。

5.6.2　備考表

　　備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

5.6.2.1　盒內文件情況說明🧑‍🧑‍🧒‍🧒：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

5.6.2.2　整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名🧜🏽‍♀️。

5.6.2.3　檢查人👨‍🎓：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名🛡。

5.6.2.4　日期：歸檔文件整理完畢的日期。